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社會(huì)學(xué)家和經(jīng)濟(jì)學(xué)家肯尼士·包汀說(shuō)到：“社會(huì)系統(tǒng)中最重要的要素，不是資料而是知識(shí)。一部電腦所能做的只是處理資料。另一方面，知識(shí)的獲得多來(lái)源于資料，而不是資料的獲得。事實(shí)上，機(jī)構(gòu)的功能即在于此，有人把機(jī)構(gòu)稱之為廢紙簍系統(tǒng)。換句話說(shuō)，就是阻止有些資料到達(dá)高層經(jīng)理人員桌上的一種工具。否則，高層經(jīng)理人員就會(huì)得到過(guò)多的資料。”

　　減少文件堆積的最有效工具之一，是個(gè)大廢紙簍。不錯(cuò)，一個(gè)小的廢紙簍可能馬上就要

　　一個(gè)大的廢紙簍可以算得上是文件分類方式的主要部分，在你處理手頭的文件時(shí)，它對(duì)你相當(dāng)有用。有效處理文書(shū)的方式包括下列幾個(gè)范疇：

　　（1）立即處理——不要擱下來(lái)不采取行動(dòng)。

　�。�2）閱讀并保存——第一次閱讀時(shí)，你該知道哪些是有用的資料，將那些認(rèn)為有必要保存的東西，收集起來(lái)。

　�。�3）閱讀后丟棄——第二次閱讀時(shí)，保存那些可能有用，但不是立即需要的文件。如果你在兩周內(nèi)不看的話，就扔了吧。

　�。�4）文件檔——收集資料，準(zhǔn)備保存的地方，直到采取行動(dòng)為止。

　　最后一項(xiàng)，正如你所料到的，是廢紙簍。從廢紙簍中的文件多寡，可大致判斷一個(gè)人利用時(shí)間的情形。

　　另外，保存太多的記錄是一種心理不安的癥候。算算看，你多久才用一次你所歸檔的各式各樣的資料。你可以把每一類資料拿出來(lái)，問(wèn)問(wèn)你自己：“如果沒(méi)有這份檔案的話，最壞的情形會(huì)怎么樣？”你會(huì)發(fā)現(xiàn)大部分的答案會(huì)是“沒(méi)有什么了不起的事情會(huì)發(fā)生”。如果你真正需要某一份資料，你也許會(huì)在公司其他部門或某一個(gè)人的檔案中找到；或者你打一個(gè)電話就可以解決問(wèn)題；或者沒(méi)有這項(xiàng)資料也過(guò)得去。

　　當(dāng)然，我們并不是說(shuō)翔實(shí)的檔案就毫無(wú)用處，但問(wèn)題是它們是不是那樣有用，是否值得我們花那么多時(shí)間和精力去匯集、整理、歸檔和保存。你可以估計(jì)一下，把公司的舊通報(bào)、一般公文、別人簽呈的副本等等都進(jìn)行歸檔究竟要用多少時(shí)間，然后問(wèn)你自己，如果你把同樣多的時(shí)間用在達(dá)到你主要的目標(biāo)上，對(duì)公司是不是更有益處。

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